اصول استفاده از ماتریس آیزنهاور برای مدیریت زمان

اصول استفاده از ماتریس آیزنهاور برای مدیریت زمان

ماتریس آیزنهاور مدلی است که با استفاده صحیح از آن می‌توان با اولویت بندی کار‌ها بر اساس اهمیت و ضرورت به نتایج قابل ملاحظه‌ای در کلیه جنبه‌های زندگی خود دست پیدا کرد.

اصول استفاده از ماتریس آیزنهاور برای مدیریت زمان

ستاره | سرویس روانشناسی - آیا تا کنون به این فکر افتاده اید که برای مدیریت و زمانبندی کار‌های خود از برنامه‌ای کاربردی استفاده کنید؟ ماتریس ساده آیزنهاور مدلی است که برای مدیریت و اولویت بندی کار‌های روزانه استفاده می‌شود. در این مطلب به معرفی ماتریس آیزنهاور، اصول و قواعد آن و نیز استفاده صحیح از این نوع ماتریس پرداخته شده است.


ماتریس چیست؟

ماتریس آرایه‌ای از اعداد به شکل مستطیل بوده که متشکل از تعدادی سطر و ستون است که در علم ریاضیات کاربرد فراوانی دارد. هر سطر و ستون موجود در ماتریس یک بردار را تشکیل می‌دهند. همچنین اعمال ریاضی مانند ضرب، جمع و تفریق را می‌توان بر روی عناصر ماتریس به کار برد.


تعریف ماتریس آیزنهاور به زبان ساده

ماتریس آیزنهاور مدلی ساده، اما کاربردی بر اساس اصول خاصی است که از آن برای اولویت بندی و مدیریت کار‌های روزانه می‌توانید استفاده کنید. این ماتریس توسط فردی به نام آیزنهاور که سی و چهارمین رئیس جمهور آمریکا بوده طراحی شده است.


اصول و مبانی ماتریس آیزونهاور

مبنا و اساس طراحی این نوع ماتریس بر دو مقوله اهمیت و ضرورت کار‌ها استوار است. در حقیقت اعمال و کار‌های ضروری آن دسته از کار‌هایی هستند که باید در کوتاه‌ترین زمان ممکن آن‌ها را انجام داد در حالی که کار‌های مهم ممکن است شامل فعالیت‌هایی باشد که در عین داشتن اهمیت، زمان بیشتری برای انجام آن دارید و می‌توانید در یک فرصت مناسب به انجام آن بپردازید.

تعاریف اساسی در ماتریس کاربردی آیزنهاور

برای استفاده از ماتریس آیزنهاور ابتدا باید با مفهوم کار مهم و کار ضروری آشنا شویم چرا که وقتی بدانیم چه کار‌هایی ضروری و چه کار‌هایی مهم هستند به نحو بهتری می‌توانیم آن‌ها را مدیریت کرده همچنین از هدر دادن وقت و دیگر توانایی‌های خود برای انجام کار‌های بی اهمیت جلوگیری به عمل آوریم.


۱. تعریف کار مهم

کار‌های مهم از جمله فعالیت‌هایی هستند که با انجام دادن آن‌ها به نحو صحیح و در طول زمان مناسب به اهداف و خواسته هایمان در کلیه جنبه‌های زندگی خواهیم رسید.


۲. تعریف کار فوری

کار‌های ضروری و فوری همان گونه که از نامشان پیداست اعمال و فعالیت‌هایی هستند که به انجام آن‌ها در سریع‌ترین زمان ممکن نیاز است.


گام‌هایی برای چگونگی استفاده صحیح از ماتریس آیزنهاور

  • اولین گام برای طراحی ماتریس آیزنهاور در زندگی این است که ابتدا کلیه اهداف و خواسته‌های خود را مشخص و یادداشت کنید.
  • دومین گام برای به کارگیری این ماتریس آن است که اهداف و خواسته‌های مشخص شده خود را در چهار گروه زیر دسته بندی کنید:

کار‌های مهم و فوری
کار‌های مهم، اما غیر فوری
کار‌های غیر مهم، اما فوری
کار‌های غیر مهم و غیر فوری

  • در ادامه و در سومین گام برای استفاده از این ماتریس جدولی را بر اساس شکل زیر طراحی کنید.

اصول استفاده از ماتریس آیزنهاور برای مدیریت زمان

  • در گام چهارم و آخرین مرحله برای استفاده از این ماتریس باید به پر کردن خانه‌های این جدول بر اساس اولویت بندی انجام شده در گام دوم بپردازید.

آشنایی بیشتر با مفاهیم اولویت بندی کار‌ها

برای آن که بتوانیم به نحو صحیح تری نسبت به دسته بندی و اولویت بندی فعالیت‌های روزانه خود بپردازیم، بهتر است با مفاهیم کار‌ها بر اساس ضرورت و اهمیت بیشتر آشنا شویم:


۱. مفهوم کار‌های فوری و مهم

همانگونه که مشخص است این کار‌ها هم دارای اهمیت بالایی هستند و هم از نظر زمانی فوریت بیشتری نسبت به دیگر کار‌ها دارند. در حقیقت این بخش را باید به فعالیت‌های اختصاص دهید که در صورت انجام ندادن آن در اسرع وقت، پیامد‌های بدی متوجه شما باشد. اختصاص دادن زمان مناسب و پیش بینی مسائل غیر منتظره از ویژگی‌های فعالیت‌های این گروه است.


۲. مفهوم کار‌های مهم، ولی غیر فوری

در این گروه فعالیت‌هایی قرار خواهند گرفت که از اهمیت بالایی برخوردار هستند اما ممکن است زمان بسیار زیادی برای انجام آن‌ها در اختیار داشته باشیم. در حقیقت با این کار‌ها می‌توانیم اهداف و خواسته‌های مهم خود را در فرصتی مناسب تکمیل کنیم. معمولاً از فعالیت‌های موجود در این دسته بندی به عنوان وجه تمایز میان افراد موفق و افراد ناموفق یاد می‌شود چرا که افراد موفق بیشترین زمان خود را در طول روز به امور مهمی اختصاص می‌دهند که ممکن است ضرورت بسیار زیادی نداشته باشند. آنها با انجام این امور در طول زمان به نتایج چشم گیری خواهند رسید.


۳. مفهوم کار‌های غیر مهم و فوری

فعالیت‌های مربوط به این دسته اهمیت زیادی ندارند اما در هر زمان ممکن است به وقوع بپیوندند. مدیریت کردن چنین کار‌هایی از اهمیت بالایی برخوردار است چرا که  هنگام وقوع احتمالا زمان زیادی را به خود اختصاص می‌دهند. یک استراتژی خوب درباره اینگونه کارها واگذاری آن به افراد دیگر است. بدین ترتیب حتی با پیشامد غیر منتظره این کارها، از هدر رفتن وقتمان و نیز به تعویق افتادن امور ضروری جلوگیری به عمل می‌آوریم.


۴. مفهوم کار‌های غیر مهم و غیر فوری

این فعالیت‌ها همان گونه که از نامشان پیداست نه اهمیتی داشته و نه ضرورتی برای انجام آن‌ها وجود دارد بنابراین بهتر است تا حد ممکن از انجام دادن آن‌ها اجتناب کنید. با انجام ندادن این کار‌ها می‌توانید در زمان و هزینه‌های خود به نحو چشم گیری صرفه‌جویی به عمل آورید و زمان بیشتری را به انجام کار‌های مهم و ضروری اختصاص دهید.

اصول استفاده از ماتریس آیزنهاور برای مدیریت زمان


بیشتر بخوانید: هدف گذاری چیست و چگونه انجام می‌گیرد؟


خلاصه عملکرد و اصول ماتریس آیزنهاور

در حقیقت این نوع ماتریس به ما گوشزد می‌کند که برای چه کار‌هایی باید تمرکز و زمان بیشتری را صرف کرده و چه کار‌هایی را می‌توانیم به طور کل منحل کنیم. به طور خلاصه با طراحی این ماتریس بر اساس اصول و قواعد بیان شده می‌توانید به نحو قابل ملاحظه‌ای در وقت صرفه جویی به عمل آورید. این نوع ماتریس به ما می‌گوید چگونه می‌توانید با استفاده بهینه از زمان برای رسیدن به اهداف و خواسته‌های خود در زندگی به نتایج موفقیت آمیزی برسید.


مثالی برای استفاده از این ماتریس

جدول زیر مثالی واضح برای پر کردن خانه‌های جدول آیزونهاور است:

  اضطراری غیر اضطراری
مهم

بحران‌ها

کارهایی با زمان مقرر (نوشتن گزارشی که رییس از ما خواسته است)

ساخت روابط

تشخیص فرصت‌های جدید

برنامه‌ریزی

بی اهمیت

مزاحمت از سمت دیگران

تماس‌ها و جلسات

روزنامه خواندن

شکه‌های اجتماعی

تلویزیون دیدن افراطی

نکات پایانی و کاربردی برای استفاده بهتر از ماتریس کاربردی آیزنهاور

برای استفاده و بهره مندی صحیح از این نوع ماتریس بهتر است که نکات زیر را نیز مد نظر داشته و به کار ببرید:

  • تا آنجایی که می‌توانید بهتر است کار‌ها را پشت گوش نیانداخته و وظایف خود را با مدیریت کردن در زمان مناسب انجام دهید.
  • بهتر است که فعالیت‌های خود را به صورت جداگانه در هر بخش تنظیم کنید. به عنوان مثال برای فعالیت‌های حرفه‌ای و شخصی خود دو ماتریس جداگانه طراحی کنید.
  • با گفتن نه به خواسته‌های غیر ضروری دیگران از مشخص کردن اولویت‌های زندگی تان توسط دیگران جلوگیری به عمل آورید.
  • همچنین برای استفاده مفید‌تر از این مدل بهتر است که اهداف بزرگتر و با مدت طولانی‌تر را به کار‌های کوچکتر تقسیم بندی نمایید.

بیشتر بخوانید: با تست ریون بهره هوشی خود را اندازه بگیرید


آیا شما با به کار بردن ماتریس آیزونهاور در زندگی شخصی خود موافق هستید؟ لطفاً نظرات و تجربیات خود را در این خصوص با ما و دیگر مخاطبان ستاره درپایین صفحه و در قسمت "ارسال نظر" در میان بگذارید.

درصورتی که مطلب مغایر با قوانین جمهوری اسلامی ایران می باشد از طریق صفحه تماس با ما گزارش دهید.
در صورت ناقص بودن مطلب روی منبع کلیک کنید و مطلب را بصورت کامل بخوانید.


گزارش تخلف

تمامی مطالب از سایت های مجاز فارسی و ایرانی تهیه و جمع آوری شده است و تمام فرآیند جمع آوری اخبار به صورت خودکار انجام می گیرد. مسئولیت صحت محتوای این خبر بر عهده خبرگزاری منبع و منتشر کننده آن است، در صورت وجود هرگونه مشکل از طریق صفحه گزارش تخلف اطلاع دهید.

روی خط خبر

پربحث ترین ها

دوستان ما